Peu importe qui vous êtes, votre âge, votre classe sociale, votre sexe ou votre religion. Votre journée a les mêmes 24 heures que celle de n'importe qui d'autre. Alors pourquoi certaines personnes sont-elles capables d'accomplir beaucoup en quelques heures alors que d'autres ne le peuvent pas ? La vraie question n'est pas de savoir de combien de temps vous disposez, mais comment vous gérez ce temps. Sans une gestion efficace de cette ressource essentielle, il est impossible d'atteindre ses objectifs au travail et dans sa vie personnelle. C'est dans cet esprit qu'on a construit cet article pour montrer
les avantages d'une gestion judicieuse du temps, les techniques de gestion du temps les plus courantes et bien sûr, des conseils sur la manière de faire une gestion efficace et d'atteindre l'équilibre nécessaire entre vie professionnelle et vie personnelle.
#. Qu'est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps peut être définie comme le processus d'organisation et de planification de la répartition du temps entre les activités spécifiques que vous devez effectuer pendant la journée, la semaine, etc. Son grand avantage est que, lorsqu'elle est bien faite, elle vous permet de travailler intelligemment et de faire plus en moins de temps, même lorsque le délai est serré ou que vous travaillez sous pression.
#. Quelle est son importance ?
À un certain moment de leur vie, la plupart des gens ont vécu ce qui arrive lorsqu'ils ne gèrent pas bien le temps disponible pour exercer leurs activités. Le pire, c'est lorsque la gestion inadéquate du temps va jusqu'à nuire non seulement à la productivité, mais aussi à la santé, provoquant stress, mauvaise humeur, perte de sommeil et autres maux. Ces effets négatifs contribuent à prouver l'importance de mettre en pratique de ses bonnes habitudes. Ils peuvent aider à l'organisation et à la réalisation des tâches de manière rapide et de qualité.
#. Quels sont ses avantages ?
On sait que tout changement de nos habitudes n'est jamais facile, mais la planification et la gestion du temps ajoutent un certain nombre d'avantages, ce qui a un impact sur la santé, les relations, la productivité et d'autres points de la vie et de la carrière. Dans cette optique, on a sélectionné certains des principaux avantages d'une bonne gestion du temps.
#. Comment faire une bonne gestion du temps ?
Avez-vous remarqué que certaines personnes semblent être beaucoup plus productives que d'autres ? Si vous ne vous sentez pas productif, c'est probablement un signe que vous ne gérez pas le temps correctement. Mais comment gérez-vous votre temps de toute façon ? On a préparé une liste d'actions simples qui auront un grand impact sur votre vie quotidienne.
- Élaborer un plan
Prévoyez vos jours et vos semaines à l'avance. Un bon conseil est de préparer une liste des tâches que vous considérez comme les plus importantes et les plus urgentes, en fixant un délai pour l'achèvement de chaque activité. En haut de la liste, il convient de placer ceux qui sont les plus prioritaires. À partir de là, vous ne terminerez les tâches en cours et ne commencerez une nouvelle activité que lorsque la précédente sera terminée et à temps, bien sûr. N'oubliez pas de signaler ceux que vous avez déjà terminés. Le fait de voir les activités en cours de finalisation sur votre liste augmente le sentiment de productivité et de travail bien fait.
#. Définir les buts et les objectifs
Une chose est sûre, si vous ne fixez pas vos buts et objectifs de la bonne manière, le risque que vous n'obteniez pas les résultats escomptés est grand. Mais lorsque vous fixez le bon cap, vous augmentez les chances de réussite. Une bonne façon de commencer est d'utiliser la méthode SMART pour vous aider à voir les choses plus clairement et avec plus d'assurance. Les objectifs SMART sont spécifiques, mesurables, réalistes et datés, de sorte qu'ils se rapprochent de votre réalité.
- Fixer des délais
En fixant des délais et en vous efforçant de terminer les tâches avant qu'elles ne soient terminées, vous serez plus concentré et plus efficace, et la personne la plus qualifiée pour fixer ces délais, c'est vous-même. Faites une analyse honnête de l'engagement en temps qu'exige une tâche spécifique. Par exemple, au lieu de commencer à travailler sur un projet et de penser à le terminer à ce moment-là, fixez une limite de 10 heures pour tout terminer.
- Dites "non".
Lorsque d'autres personnes vous demandent de l'aide, ces tâches peuvent être importantes pour elles, mais elles entrent parfois en conflit avec vos buts et objectifs importants. Cependant, si vous aimez la personne qui a demandé de l'aide ou la tâche proposée, il peut être très difficile de dire non, même si cela vous empêche de planifier. Mais il est essentiel de ne pas tomber dans la tentation de prendre plus que ce que l'on peut avaler. Au lieu d'accepter automatiquement les invitations et les offres, dites que vous allez vérifier le calendrier avant de répondre. Cette attitude simple vous donnera le temps d'évaluer les offres et de prendre des décisions plus intelligentes et de dire non si nécessaire.
- Donner la priorité aux tâches
Il est de la plus haute importance de savoir comment classer les tâches par ordre de priorité en fonction de leur importance et de leur urgence. Il faut donc identifier les activités qui doivent être réalisées en un jour, celles qui peuvent être achevées en une semaine, etc. Rappelez-vous la règle des 80/20, également connue sous le nom de principe de Pareto. Il indique que 80, vos résultats viendront de 20 et de vos efforts. Par conséquent, la clé pour maximiser votre efficacité est de prioriser les tâches qui contribuent à la plupart de vos gains.
- Passer le bon temps pour la bonne activité
Il n'y a aucune raison de consacrer une journée entière à une tâche qui peut être accomplie en beaucoup moins de temps. Pour échapper à ce piège, une bonne pratique consiste à trouver le bon moment pour effectuer chaque activité. Prenez également le temps, dans la journée, de vérifier les mises à jour de votre réseau social ou toute autre activité personnelle. Après tout, l'être humain n'est pas une machine et de courtes pauses peuvent contribuer à sa productivité.
#. Comment gagner du temps ?
Bien que cette expression soit largement utilisée, il n'y a pas moyen de vraiment gagner du temps. Après tout, un jour a toujours 24 heures, 60 minutes font une heure, 60 secondes dans une minute ; cela ne change jamais. Ce que vous pouvez faire, c'est contrôler où et comment vous passez votre temps et prendre des mesures pour réduire ou éliminer les déchets. Pour vous aider dans cette tâche, on a sélectionné trois méthodes de gestion du temps efficaces et populaires pour tirer le meilleur parti du temps disponible et augmenter votre productivité.
- Méthode GTD
Getting Things Done : GTD ou, en traduction libre, Fait en sorte que ça arrive. En gros, la technique consiste en cinq étapes qui vous permettent de discuter de vos activités et de les transformer en une simple liste de tâches. L'un des avantages de ce système est que vous pouvez commencer où que vous soyez, même s'il y a une énorme pile d'activités en retard. Il vous suffit de choisir l'une de ces activités et d'appliquer le DTE.
- La méthode Pomodoro
L'inspiration pour le nom vient de la minuterie de cuisine en forme de pomodoro : tomate, en italien qu'il utilisait pour mesurer ses propres progrès. La méthode consiste à diviser le travail en intervalles de 25 minutes, séparés par des intervalles de repos plus courts de 5 minutes. Concentrez-vous entièrement sur votre travail pendant cette période. Après 4 cycles de 25 minutes de travail et 5 minutes de pause, prenez une pause plus longue de 20 minutes. Ensuite, répétez le processus jusqu'à ce que vous ayez terminé le projet ou votre journée de travail. Un temps de travail fixe offre plus de chances de se concentrer et des pauses régulières aident à éliminer l'usure et à améliorer les performances.
- La méthode du kanban
La méthode Kanban est une technique de gestion du temps qui fournit une représentation visuelle claire de tout le travail à effectuer et vous aide à suivre et à contrôler l'avancement de vos projets. Le processus est simple. Vous pouvez utiliser votre propre logiciel, un tableau blanc et des notes autocollantes ou même un stylo et du papier. La première étape consiste à déterminer le nombre d'étapes de votre projet ou de votre tâche, à créer les colonnes et à y faire passer les tâches en fonction de l'avancement de l'activité. Ce qui est intéressant, c'est que vous pouvez diviser le projet en petites tâches faciles à gérer et suivre l'avancement du projet de manière visuelle.
Qu'est-ce qui vous fait perdre votre temps ?
Avant d'énumérer les soi-disant voleurs de temps, il est essentiel de définir ce que signifie perdre du temps. Une perspective intéressante est de considérer le gaspillage de cette ressource avec des tâches inutiles, triviales ou même nuisibles, comme les commérages. Les pauses, les moments de loisir ou de repos ne sont pas une perte de temps à moins que vous ne preniez des pauses excessives, en les utilisant pour procrastiner. Le secret pour faire le meilleur usage du temps est de minimiser le gaspillage et de se consacrer à des activités utiles et agréables. On énumère ci-dessous trois des principaux voleurs de temps que vous devriez éviter.
- Désorganisation
Ce désordre rend difficile le maintien ou même la visualisation de la concentration, et lorsqu'on perd la concentration, on perd du temps. Évitez de construire des piles et des tas de papier sur votre bureau. Vous pouvez commencer par vous débarrasser de tout ce qui est superflu et organiser les documents importants dans des dossiers. Rangez les dossiers dans des tiroirs avec des étiquettes sur le dessus de chacun, si possible. L'important est de maintenir l'organisation de l'environnement. Vous vous rendrez vite compte que vous ne passez plus de temps à faire des recherches inutiles et que vous pouvez consacrer ces périodes à des activités agréables.
- Procrastination
La procrastination signifie reporter ou retarder quelque chose qui doit être fait. Cela peut aller d'un devoir à la maison à un projet important sur le lieu de travail. Les gens tergiversent pour d'innombrables raisons, comme le manque de confiance en soi, la nature complexe de la tâche, ou simplement le manque d'intérêt ou de concentration. Quelle que soit la raison, la gestion du temps peut éliminer la procrastination et ses conséquences négatives.
- L'incapacité à dire non
Comme mentionné ci-dessus, beaucoup de gens ont du mal à dire non lorsque quelqu'un demande votre aide, ce qui finit par générer des conflits avec leur propre agenda. C'est formidable d'être une personne engagée et qui collabore, mais il faut garder ses priorités à l'esprit, ce qui signifie dire non lorsqu'une demande se met en travers de vos plans. Si vous acceptez d'assumer une nouvelle tâche, l'idéal est de négocier un délai qui permette d'aider le collègue sans sacrifier votre planification.
Conseils pour une gestion efficace du temps
Vous trouverez ci-dessous quelques précieux conseils pour gérer plus efficacement votre temps et tirer le meilleur parti de cette précieuse ressource.
- Réduire les distractions
Après une période de concentration, il est normal que notre cerveau soit distrait pendant quelques secondes. Mais le prolongement de cette période ou la quantité de distractions peuvent entraver le respect des délais. Pour obtenir les résultats escomptés, gardez toujours vos objectifs à l'esprit, mais concentrez-vous sur une seule partie du travail à la fois. Un autre conseil important est de désactiver les notifications des applications de votre smartphone : principalement des réseaux sociaux pour éviter les distractions. Laissez-le pour tout vérifier en même temps pendant vos pauses.
Planification et révision hebdomadaires : établir un ordre du jour
Et si vous preniez le temps, le dimanche, de créer une liste de choses à faire pour toutes les choses que vous devez faire pendant la semaine ? En créant ces listes, vous vous fixez des objectifs pour chaque jour. L'avantage est que, si les objectifs quotidiens sont plus faciles à atteindre, ils vous aident également à atteindre des objectifs à long terme plus importants. Outre la planification, il est également très important de revoir votre journée par semaine. Notez toutes les tâches que vous avez effectuées et aussi celles qui n'ont pas été achevées par manque de temps ou pour toute autre raison. La pratique quotidienne de cet exercice vous aide à évaluer votre routine quotidienne et à mieux planifier le lendemain en prenant des décisions sûres.
- Videz-vous la tête.
Effectuer de nombreuses tâches sans pause finit par nuire à la concentration et à la motivation. Prévoyez donc de courtes pauses : 10 à 15 minutes entre les tâches, en faisant quelques exercices pour vous vider l'esprit, comme faire une petite sieste, faire une petite promenade, méditer ou lire quelque chose d'intéressant. L'important est de maintenir un équilibre entre votre santé mentale et physique.
- Arrêtez de procrastiner
Se plaindre et remettre à plus tard vos tâches ne fait que vous faire perdre plus de temps. Profitez plutôt du temps de la plainte pour retrousser vos manches et vous mettre au travail dès maintenant.
- Être concentré et savoir établir des priorités
Séparer vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence est une autre façon de rester organisé et concentré afin d'augmenter la productivité. Par exemple, observez vos tâches quotidiennes et déterminez-les.
Des logiciels pour mieux gérer le temps
Si vous devez toujours jongler avec les exigences et les délais, vous pouvez bénéficier d'un logiciel ou d'une application pour vous aider à mieux gérer votre temps. Il existe une grande variété de ces programmes, notamment Trello, Toggl, RescueTime, PomoDoneApp et Todoist. Idéalement, vous devriez faire des recherches, essayer quelques options et choisir celle qui vous convient le mieux. La plupart de ces logiciels vous permettent de visualiser les tâches d'un projet sur un tableau de bord, ce qui facilite l'organisation de tâches quotidiennes courtes et rapides. Vous pouvez ainsi vérifier celles qui doivent être faites, celles qui sont en cours et celles qui ont déjà été réalisées. Il existe des logiciels qui vont plus loin, offrant des services tels que les rapports de productivité. Les calendriers en ligne constituent une autre caractéristique de ces programmes. Grâce à eux, vous pouvez programmer des réunions, créer des événements, définir des rappels et vérifier leur disponibilité pour une date précise sur pratiquement n'importe quel appareil.
Conclusion
Au cours de cet article, on a appris des techniques de bonne gestion du temps, capables de maximiser la productivité et de permettre la réalisation d'objectifs à moyen et long terme. Il est devenu évident que la gestion du temps est importante pour combattre les effets potentiellement négatifs de la procrastination, de la désorganisation et d'autres facteurs qui conduisent au gaspillage de cette précieuse ressource. Les conseils donnés dans ce texte sont un bon point de départ pour commencer à gérer efficacement le temps.