Pour votre société, vos collaborateurs et pour vous-même, la productivité est garant de votre performance. Parfois, il est difficile de trouver la meilleure organisation et la bonne démarche pour optimiser la productivité. D'ailleurs, chaque jour, nous recevons une avalanche de spam, de notifications Facebook, et de messages WhatsAppdans une demi-douzaine d'applications différentes. Cela signifie que nous sommes constamment interrompus et qu'il est très difficile de rester concentré. Notre efficacité en prend un sacré coup !
Avec autant de ressources à disposition, il peut être délicat de s'organiser pour maintenir la productivité, ce qui nous fait perdre de précieuses heures chaque jour, sans compter le désordre qui s'accumule. Si vous souffrez de ce problème, inutile de suivre une formation sur le
management ou la gestion du temps. Jetez simplement un coup d'œil aux conseils et méthodes suivants pour une meilleure organisation et une optimisation de votre productivité :
1. Optimiser la productivité
Selon certains auteurs, les courriels activent une impulsion dans notre cerveau, le poussant à chercher des récompenses. Nous attendons l'arrivée de merveilleuses nouvelles avec cet outil, alors nous vérifions la boîte de réception sans arrêt - ce qui ne contribue en rien à la productivité.
Le conseil pour mieux s'organiser est de prendre deux ou trois intervalles de 30 minutes par jour pour vérifier vos e-mails et d'être sélectif dans ce que vous allez lire. Les courriers électroniques publicitaires et les offres, par exemple, ne doivent pas prendre trop de votre journée. En contrepartie, optimisez votre productivité en consacrant du temps aux mails des clients et de vos collaborateurs. de cette manière vous gagnerez du temps en gérant efficacement toutes vos tâches.
2. Meilleure organisation
De la même manière que vous vous souveniez davantage des matières scolaires lorsque vous preniez des notes dans votre cahier, il est plus productif de se souvenir des tâches quotidiennes si vous les notez.
La meilleure méthode est de noter sur votre téléphone portable ou sur votre carnet de notes traditionnel en papier les tâches importantes. Vous pensez peut-être même que vous allez perdre quelques secondes à enregistrer vos tâches, mais vous vous en remercierez à la fin de la journée de cette nouvelle organisation.
3. Mettez tout à sa place pour optimiser votre performance
Votre efficacité et votre performance sont gâchées lorsque vous ne savez pas où trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Cela vaut pour des objets comme le chargeur de téléphone portable ou votre carnet de note ainsi que pour les documents numériques, qui se perdent dans le cloud. Comment pouvez-vous être plus productif si vous devez perdre du temps à vous retrouver dans vos documents ?
Si les objets doivent avoir une certaine place (et vous devez toujours les remettre à cette place après utilisation), vous pouvez organiser vos documents numériques en groupes selon la fréquence d'utilisation et l'importance. N'oubliez pas de conserver un dossier décrivant le fonctionnement de votre système afin d'optimiser votre productivité.
4. Pour gagner en productivité, faites des listes de tâches et rayez-les dès que vous les avez terminées
Les listes de tâches traditionnelles sont un excellent outil pour planifier votre journée et optimiser votre productivité - et vous pouvez les faire sur papier ou dresser des listes numériques. Divisez les tâches les plus longues en petites étapes et rayez-les dès qu'elles sont terminées. Cela simplifiera votre organisation.
De plus, notez sur un calendrier chaque tâche que vous effectuerez à chaque date. C'est une bonne astuce pour mieux organiser votre emploi du temps et devenir ainsi plus performant et plus efficace.
5. Accordez-vous du temps pour mieux vous organiser
Voici un détail important dans l'optimisation de votre productivité : À la fin de chaque journée, essayez de prendre environ 15 minutes pour mettre vos affaires en place - qu'il s'agisse de fichiers sur votre ordinateur de travail ou de vêtements éparpillés dans votre chambre. L'important dans cette organisation est de ne pas laisser le désordre s'accumuler pour le lendemain. Sinon, ce sera une nouvelle mission plus ardue.
Au début, vous aurez peut-être l'impression de passer plus de temps, mais cette habitude vous fera gagner de nombreuses heures dans les jours à venir. De cette manière, vous deviendrez plus efficace et plus productif.
6. Le fait d'être multitâche n'améliore pas la productivité
Pour un gain de productivité, effectuer plusieurs activités en même temps peut sembler être un bon moyen de gagner du temps et donc la meilleure organisation pour une meilleure productivité. Mais ce n'est pas une bonne idée lorsque vous faites quelque chose d'important qui exige de la concentration. Cela risque même d'altérer la qualité de votre travail.
Interrompre une tâche pour vérifier une notification au téléphone, par exemple, prend beaucoup plus de temps qu'il n'y paraît. En effet, il nous faut plus de 20 minutes pour retrouver notre niveau de concentration antérieur. Autrement dit, si vous avez besoin de toute votre attention pour effectuer une tâche, la démarche idéale est de désactiver tout type d'alerte pouvant vous distraire. C'est une bonne technique d'organisation pour terminer chaque tâche successivement.
Au premier abord, il peut sembler un peu difficile de mettre en pratique les conseils et méthodes d'organisation que nous proposons. Mais il s'agit d'habitudes et d'organisations qui peuvent être acquises avec persévérance dans la vie de tous les jours. Grâce ces méthodes d'organisation, vous deviendrez assurément plus productif et efficace, vos collaborateurs et vos clients vous remercierons et vous serez satisfait de votre nouveau niveau de productivité.